Privacyverklaring Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De Haan Hilbers notarissen te Haarlem
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in onder andere de Basisregistraties Personen, het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
- dat o.a. het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, vastleggen en opslaan van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor onze dienstverlening zoals bijvoorbeeld om u te adviseren, het opstellen van een onderhandse akte, de afwikkeling van een nalatenschap of het legaliseren van uw handtekening met als doel en rechtsgrond de uitvoering van de in uw opdracht met ons gesloten overeenkomst;
- dat o.a. het verstrekken van uw persoonsgegevens door middel van het doorzenden van bijvoorbeeld een akte noodzakelijk is voor de inschrijving in een register met als doel en rechtsgrond de kenbaarheid met uw toestemming;
- dat o.a. het verstrekken van uw persoonsgegevens middels het doorzenden van bijvoorbeeld ontwerpen aan derden (waaronder ketenpartners zoals makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist, boekhouder of andere adviseur) noodzakelijk is voor onze dienstverlening, met als doel en rechtsgrond het informeren van deze derden en het faciliteren van de samenwerking in de keten;
- dat o.a. het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, vastleggen en opslaan van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor onze financiële administratie met als doel en rechtsgrond de kenbaarheid van de financiële rechten en verplichtingen op basis van een wettelijke verplichting;
- dat o.a. het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, vastleggen en opslaan van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor onze dienstverlening zoals een abonnement op onze nieuwsbrief of een door u aangevraagde offerte, met als doel en rechtsgrond u te informeren met uw toestemming.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht, al dan niet door uzelf. De bron van die gegevens zal dan vaak één van de volgende zijn:
- openbare registers, waaronder het Kadaster, Handelsregister, Curatele- en bewindregister, Huwelijksgoederenregister;
- overige registers waaronder de Basisregistraties Personen (BRP);
- bij de opdracht betrokken partij(en) of derden (waaronder ketenpartners zoals makelaar, hypotheekadviseur, advocaat, accountant, fiscalist, boekhouder of andere adviseur);
- schenker die aan u een schenking doet;
- testateur die u in het testament benoemt;
- volmachtgever of gevolmachtigde;
- executeur, erfgenaam of andere belanghebbende in verband met de afwikkeling van een nalatenschap.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door:
I. als dat wettelijk verplicht is of als dat noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren aan o.a. de volgende ontvangers:
- openbare registers, waaronder het Kadaster, Handelsregister, Centraal Testamentenregister, Huwelijksgoederenregister;
- Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB);
- Belastingdienst;
- tolk/vertaler;
- bij de opdracht betrokken derden (waaronder ketenpartners);
II. na verkregen toestemming aan o.a. de volgende ontvangers:
- Centraal Levenstestamentenregister;
III. waarmee ons kantoor een verwerkingsovereenkomst heeft gesloten, die uw gegevens in onze opdracht verwerken, op het gebied van:
- ontwikkeling, beheer, beveiliging, opslaan (backup), update en onderhoud van informatie- en communicatiesystemen (ICT) waaronder databases, programmatuur, websites, telecommunicatie- en computersystemen.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag van u. Wij verzoeken u ons daarover per email of per post te willen informeren:
- email: dehaan@dehaanhilbers.nl of hilbers@dehaanhilbers.nl
- post: De Haan Hilbers notarissen, postbus 3086, 2001 DB Haarlem.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijziging privacyverklaring voorbehouden
Ons kantoor behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Elke verandering wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden u aan om deze privacyverklaring met regelmaat te lezen.